यदि आप कभी किसी सरकारी दफ्तर में गए हों तो फाइलों के ढेरों से गुजरने का अनुभव जरूर किया होगा। हर मेज पर धूल फांकते फाइलों का अंबार आम नजारा रहा है। वहीं, यदि आप अपनी किसी फाइल का पता लगाने गए हों तो गत और बुरी हो सकती है। धूल भरे फाइलों के बीच से गुजरते हुए यही महसूस होता कि आप पुरानी फाइलों के किसी जंगल में आ पहुंचे हैं। हालांकि यह और बात है कि जिस फाइल के लिए आप दफ्तर गए थे, वह वहां नहीं मिली! असम सरकार ने भी बदहला व्यवस्था को महसूस किया और इसीलिए उसने आपकी ओर से कहा है: बस बहुत हो गया।
सूचना प्रौद्योगिकी और इसकी प्रगति और राष्ट्रीय सूचना विज्ञान केंद्र का धन्यवाद, जिसकी वजह से परेशान करने वाला यह अनुभव जल्द ही आपके और पूरे असम के लाखों नागरिकों के लिए इतिहास बन जाएगा। एनआईसी एक ई-ऑफिस स्थापित कर रहा है, जहां फाइलों को एक वेब-आधारित एप्लिकेशन के माध्यम से डिजिटाइज किया जाएगा ताकि उनकी स्थायी उपस्थिति या उनके उपयोग की सुविधा तब तक दी जा सके, जब तक कि वे निर्धारित उद्देश्य के साथ एक बार और सभी के लिए हटाए जाने के लिए तैयार न हों: रिकॉर्ड, रिटेन, समीक्षा और संग्रह। ई-ऑफिस के प्रमुख उद्देश्यों में से एक राज्य के लोगों के लिए नागरिक-केंद्रित शासन सुनिश्चित करना है।
राज्यिक सूचना विज्ञान अधिकारी, एनआईसी, डॉ सुचित्रा प्यारेलाल ने असम वार्ता को बताया, 1 फरवरी, 2022 को मुख्यमंत्री डॉ हिमंत विश्व शर्मा द्वारा मिशन सद्भावना की शुरुआत के लिए ई-ऑफिस की उत्पत्ति को जिम्मेदार ठहराया जा सकता है। मिशन का उद्देश्य लोगों को असम के विभिन्न हिस्सों से असम सचिवालय तक पहुंचने की आवश्यकता को कम करना था। समस्याओं के साथ-साथ इन कार्यालयों में आने-जाने वालों की भीड़ को भी कम करना था। डिजिटल सचिवालय का मार्ग प्रशस्त करते हुए अब असम सचिवालय के सभी विभागों में ई-ऑफिस लागू कर दिया गया है।
कल्याण चक्रवर्ती, प्रधान सचिव, सीड, सहकारिता और श्रम विभाग ने कहा, मैंने वर्ष 2021 में रिकॉर्ड को डिजिटाइज करके समग्र शिक्षा अभियान में ई-ऑफिस के साथ प्रयोग किया। इसने गति नहीं पकड़ी, लेकिन जब मुख्यमंत्री ने इसे एक नीति बनाई.. तो परिदृश्य बदल गया। आज, मुझे लगता है कि जब ई-ऑफिस की बात आती है तो शिक्षा विभाग सबसे आगे है। फाइलों की आवाजाही में उल्लेखनीय सुधार हुआ है और जानकारी के नुकसान में कमी आई है।
मिशन सद्भावना के माध्यम से, असम सचिवालय फाइलिंग प्रक्रिया स्वच्छ और पारदर्शी हो गई है। असम सरकार ई-ऑफिस फाइल प्रबंधन प्रणाली की डिजिटलीकरण प्रक्रिया 2 अक्तूबर, 2022 से शुरू हुई। एन आई सी (आईटी) की निदेशक अनुराधा बरुआ कहती हैं, सभी फाइलें अब इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली के माध्यम से तैयार की जा रही हैं।
उन्होंने कहा, तब से, 12,484 फाइलें ई-ऑफिस सिस्टम में स्थानांतरित की गई हैं, जबकि 53,266 फाइलें बनाई गई हैं। 1 जनवरी, 2023 से, राज्य भर के उपायुक्तों के कार्यालय ई-ऑफिस मोड पर संचालित होने लगे। जिलों पर काम अक्तूबर, 2022 में शुरू हुआ और इस साल जनवरी तक, हमने महसूस किया कि 8,777 ई-फाइलें पहले ही बनाई जा चुकी हैं।
डॉ प्यारेलाल ने इस न्यूजलेटर को बताया, ई-ऑफिस को परिचालन और प्रभावी बनाने के लिए, पृष्ठभूमि में ढांचागत आवश्यकताएं महत्वपूर्ण हैं। सभी फाइलें एक अच्छी तरह से परिभाषित ई-पथ का पालन करती हैं। इसके लिए एक हाई स्पीड लेन और वाई-फाई की आवश्यकता है, इसके अलावा विभाग और राज्य स्तर पर एक संगठनात्मक संरचना की उपस्थिति, क्षमता निर्माण और प्रशिक्षण सुविधाएं भी महत्वपूर्ण हैं। उन्होंने असम वार्ता को बताया कि अब तक 150 से अधिक प्रशिक्षण कार्यक्रम आयोजित किए जा चुके हैं, जिससे 4,500 से अधिक उपयोगकर्ता लाभान्वित हुए हैं। ई-ऑफिस कर्मचारियों और संभावित उपयोगकर्ताओं के बीच बच्चों जैसा उत्साह पैदा करने में भी कामयाब रहा है। आवास और शहरी मामलों के विभाग के एक सहायक अनुभाग अधिकारी अजीत दास ने असम वार्ता को बताया कि वह अपने विभाग के सहयोगियों की मदद से ई-ऑफिस की कार्यप्रणाली सीखने में सफल रहे। उन्होंने कहा, हालांकि, इसने मुझे बहुत संतुष्टि दी और मुझे एहसास हुआ कि यह कैसे काम में तेजी ला सकता है और फाइलों को ट्रैक करने में हमारी मदद कर सकता है।
